Conditions Générales de Vente

1Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations de services proposées par Assist’VirtuelPro — Hélène ROCHE à ses clients professionnels et particuliers.

Elles régissent les relations entre le Prestataire et tout client ayant signé un devis ou un contrat de prestation.

Les présentes CGV prévalent sur tout document du client.

2Prestations proposées

2.1 Abonnements mensuels — Artisans · Commerçants · TPE · Solo-entrepreneurs

• Pack Starter — 5 h/mois : traitement des emails, devis et factures, classement et archivage numérique — demandes prises en charge sous 2 jours ouvrés
• Pack Pro — 10 h/mois : Pack Starter + suivi du tableau de bord recettes/dépenses, préparation du dossier expert-comptable, relances d’impayés, courriers, gestion des congés — demandes prises en charge sous 2 jours ouvrés
• Pack Prioritaire — 20 h/mois : tout le Pack Pro + gestion complète des emails, suivi pré-comptable complet, rapprochement bancaire, tableau de bord des éléments de paie — 1 déplacement par mois inclus dans un rayon de 15 km autour de Roisey — point mensuel d’activité — demandes prises en charge sous 1 jour ouvré

Délais de prise en charge : 2 jours ouvrés pour les Packs Starter et Pro, 1 jour ouvré pour le Pack Prioritaire. Ces délais portent sur la prise en charge des demandes adressées par email, et non sur leur résolution ; ils s’entendent du lundi au vendredi, hors jours fériés. Pack Prioritaire : le point mensuel d’activité récapitule les heures réalisées et les tâches du mois.

2.2 Prestations ponctuelles, sans engagement

• Tarif horaire ponctuel — délai d’intervention 48 h, sans engagement
• Offre Découverte — 5 h sur un mois, réservée aux nouveaux clients, non renouvelable

2.3 Modules IA & automatisation

Ces modules s’ajoutent à un forfait mensuel existant.

• Module IA Pré-comptabilité : saisie automatique des factures, catégorisation, relances d’impayés automatisées, export pour l’expert-comptable
• Module IA RH : suivi des absences et congés, alertes sur les contrats, éléments variables de paie, tableau de bord RH
• Module IA Administratif : génération de courriers types, classement intelligent, suivi des démarches, emails automatisés
• Pack Premium IA : les trois modules regroupés
• Module IA Facturation électronique : diagnostic, choix et paramétrage de la plateforme de facturation électronique, migration des fiches clients, prise en main, suivi mensuel de la conformité — module distinct du Pack Premium IA

Chaque module comprend des frais de mise en place, facturés une seule fois, et une maintenance mensuelle résiliable par écrit avec un mois de préavis. Les frais de mise en place ne sont pas remboursables en cas de résiliation.

2.4 Particuliers & seniors

• Particuliers — aide administrative, au tarif horaire
• Seniors — accompagnement bienveillant, au tarif horaire

2.5 Prestations supplémentaires

• Intervention urgente ou en soirée (sous 24 h, ou après 18 h)
• Déplacement dans un rayon de 15 km autour de Roisey (30 km aller-retour) : au forfait
• Au-delà de 15 km : supplément par kilomètre aller-retour

2.6 Espace de travail sur mesure

Espace de travail en ligne construit sur mesure pour le Client (suivi des dossiers, échéances, pièces à fournir, documents, tableau de bord), mis en place puis suivi chaque mois par le Prestataire. Proposé aux clients professionnels, sur devis.

• Niveau 1 — Espace de suivi : dossiers, échéances récurrentes, pièces à fournir, compteur d’heures, espace client en ligne
• Niveau 2 — Cockpit de parc : niveau 1 + tableau de bord, historique des mois clôturés, carnet de tâches relié à l’agenda, suivi des contacts
• Niveau 3 — Cockpit + automatisations : niveau 2 + jusqu’à 3 automatisations métier, rapport mensuel, support sous 1 jour ouvré
• Forfait d’heures + Espace de travail : un seul prix par mois pour le forfait d’heures (2.1) et le suivi de l’Espace

Chaque Espace comprend une mise en place, facturée une seule fois et non remboursable, et un suivi mensuel : hébergement et sauvegarde de l’Espace, correction des incidents, adaptations courantes, mises à jour et point trimestriel. Le suivi mensuel est résiliable par écrit avec un mois de préavis. Le contenu de l’Espace figure au devis. Les conditions propres à cette prestation (engagement d’un an éventuel, délais de réponse, restitution des données, option de rachat) sont précisées dans le contrat ou l’annexe signés avec le devis.

2.7 Accompagnement IA

Séances individuelles pour apprendre à utiliser l’intelligence artificielle au quotidien. Il s’agit d’un accompagnement, et non d’une formation certifiante : il n’ouvre pas droit à un financement CPF ou OPCO.

• Initiation à l’IA avec Claude : 3 séances de 2 h, support récapitulatif, bibliothèque de prompts, 15 jours de support par email
• Accompagnement Autonomie IA : 6 séances de 2 h et 1 mois de suivi, assistant IA personnalisé livré fonctionnel, séance bilan offerte un mois après

Tous les tarifs sont communiqués sur devis, hors taxes, TVA non applicable (art. 293 B du CGI).

3Commande et formation du contrat

Toute prestation est formalisée par un devis détaillé envoyé par email au client. Le contrat est formé à la réception du devis signé avec la mention « Lu et approuvé ».

Un contrat de prestation spécifique au pack ou au module choisi peut être annexé au devis.

Toute modification du périmètre en cours d’exécution fait l’objet d’un avenant écrit.

4Délimitation de la mission et limites légales

4.1 Pré-comptabilité — Périmètre et limites

Les prestations de pré-comptabilité comprennent :

• Saisie simple des factures et dépenses
• Classement et archivage des justificatifs comptables
• Préparation des dossiers pour l’expert-comptable
• Rapprochements bancaires simples (vérification)
• Suivi administratif des paiements clients/fournisseurs
• Création de tableaux de bord de suivi

Sont EXCLUS : tenue d’une comptabilité complète, déclarations fiscales (TVA, IS, liasse, bilan), conseil fiscal ou juridique, signature de documents comptables officiels. Ces missions relèvent exclusivement d’un expert-comptable inscrit à l’Ordre.

4.2 Assistance RH — Périmètre et limites

Les prestations RH comprennent :

• Collecte et organisation des documents du personnel
• Mise à jour des dossiers salariés
• Préparation des éléments variables de paie (heures, absences, primes)
• Préparation de documents internes selon modèles fournis
• Gestion administrative du planning, absences et congés

Sont EXCLUS : calcul et édition des bulletins de paie, déclarations sociales (DSN, DPAE), rédaction de contrats de travail ou avenants, conseil juridique social, toute intervention réglementée.

4.3 Modules IA — Périmètre et limites

Les modules IA sont des outils d’automatisation administrative. Ils n’ont pas valeur de conseil fiscal, juridique ou social.

La continuité du service dépend d’outils tiers. En cas d’interruption indépendante de la volonté du Prestataire, une solution de remplacement sera proposée dans les meilleurs délais.

Les limites légales de la pré-comptabilité (4.1) et de l’assistance RH (4.2) s’appliquent également aux modules IA correspondants.

Périmètre de la maintenance mensuelle des modules IA

La maintenance mensuelle des modules IA comprend la surveillance du fonctionnement, la correction des incidents, l’adaptation des automatisations aux changements déclarés par le Client, un rapport mensuel et une revue trimestrielle. Les montées de version des outils et modèles utilisés sont appliquées lorsqu’elles sont disponibles et compatibles avec l’installation du Client.

Elle ne comprend pas le développement de nouvelles automatisations ni l’extension du périmètre initial, qui font l’objet d’un devis distinct.

Le Prestataire s’engage à prendre en charge toute demande de support adressée par email sous 1 jour ouvré pour les abonnés du Pack Premium IA, et sous 2 jours ouvrés pour les modules souscrits séparément, du lundi au vendredi hors jours fériés. Ce délai porte sur la prise en charge et non sur la résolution.

4.4 Espace de travail sur mesure — Périmètre et limites

L’Espace de travail est un outil d’organisation et de suivi. Il ne remplace ni un logiciel de devis, de facturation ou de caisse, ni une plateforme de facturation électronique, ni un logiciel de comptabilité ou de paie, ni un système d’archivage à valeur probante.

Les échéances et les rappels qu’il affiche sont une aide à l’organisation : ils n’ont pas valeur de conseil, et le Client reste seul responsable de ses obligations légales, fiscales, sociales et réglementaires.

Les limites légales de la pré-comptabilité (4.1) et de l’assistance RH (4.2) s’appliquent également à l’Espace de travail.

5Tarifs et facturation

Les tarifs applicables sont ceux du devis signé. Tous les prix sont indiqués hors taxes (HT).

TVA non applicable — Article 293 B du CGI.

Facturation :

• Missions ponctuelles : acompte de 30 % à la commande, solde à la livraison, payable à réception de facture. La mission démarre à l’encaissement de l’acompte.
• Forfaits mensuels : aucun acompte ; facturation le 20 du mois, paiement à réception de facture, échéance le dernier jour du mois
• Modules IA — Mise en place : acompte de 30 % à la commande, solde à la livraison | Maintenance : abonnement facturé en début de mois, indépendamment du livrable
• Espace de travail sur mesure — Mise en place : acompte de 30 % à la commande, solde après validation de la maquette par le Client | Suivi mensuel : facturé en début de mois ; réuni avec un forfait d’heures, un seul prix facturé le 20 du mois, échéance le dernier jour du mois
• Accompagnement IA : paiement intégral à la validation du devis

L’acompte de 30 % versé à la commande d’une mission ponctuelle, d’un module IA ou d’un Espace de travail reste acquis au Prestataire en cas de renonciation du Client après signature ; il ne constitue pas des arrhes.

6Conditions de paiement

Paiement par virement bancaire ou autre moyen convenu. Pour les missions ponctuelles et la mise en place des modules IA : acompte de 30 % à la commande, solde à la livraison, payable à réception de facture. Pour les forfaits mensuels : facture émise le 20 du mois, échéance le dernier jour du même mois. Pour les abonnements de maintenance des modules IA : facture émise en début de mois, paiement à réception. Pour l’Espace de travail sur mesure : mise en place avec acompte de 30 % à la commande et solde après validation de la maquette ; suivi mensuel facturé en début de mois, ou le 20 du mois lorsqu’il est réuni avec un forfait d’heures. Pour l’accompagnement IA : paiement intégral à la validation du devis.

En cas de retard : pénalités de retard au taux légal en vigueur (art. L441-10 C. Com.) + indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (art. D441-5 C. Com.).

Pour les clients professionnels, les pénalités de retard sont exigibles de plein droit dès le lendemain de la date d’échéance, sans mise en demeure préalable.

7Résiliation

Résiliation des forfaits mensuels : préavis d’un mois par écrit (email à contact@assistantevirtuellepilat.fr).

Résiliation des modules IA (maintenance) : préavis d’un mois par écrit.

Résiliation de l’Espace de travail sur mesure (suivi mensuel) : préavis d’un mois par écrit. Lorsqu’un engagement d’un an a été souscrit en contrepartie d’une mise en place réduite, les conditions d’une sortie avant son terme sont celles du contrat ou de l’annexe signés.

Résiliation pour manquement grave : possible par l’une ou l’autre partie après mise en demeure restée sans réponse sous 10 jours.

Les prestations réalisées jusqu’à la date de résiliation restent dues et facturées.

Les frais de setup des modules IA et les frais de mise en place de l’Espace de travail ne sont pas remboursables en cas de résiliation.

Réversibilité

À la résiliation, le Client récupère l’intégralité de ses données ainsi que la documentation d’exploitation permettant la reprise du service par lui-même ou par un tiers. Cette remise intervient dans les 30 jours suivant la fin du contrat.

Pour l’Espace de travail sur mesure, la restitution porte sur les données et les documents du Client, dans les conditions du contrat ou de l’annexe signés.

8Confidentialité

Le Prestataire s’engage à garder strictement confidentielles toutes les informations dont il aura connaissance dans le cadre de la mission : données comptables, financières, administratives, RH, clients/fournisseurs, informatiques et stratégiques.

Cette obligation s’applique pendant toute la durée du contrat et 5 ans après son terme.

9Protection des données (RGPD)

Le Prestataire traite les données personnelles du Client uniquement dans le cadre strict de l’exécution de la mission, conformément au Règlement (UE) 2016/679.

Un espace client en ligne sécurisé peut être mis à disposition, avec accès protégé par lien unique et confidentiel. Aucune donnée bancaire, de santé ou sensible n’est stockée dans cet espace.

Dans le cadre de l’exécution de la mission, le Prestataire peut mettre à disposition du Client un espace de partage numérique (Dropbox, Google Drive, OneDrive ou équivalent). Le Prestataire conserve la qualité de propriétaire de cet espace et en reste seul administrateur. Le Client y bénéficie d’un accès en écriture, strictement limité au périmètre de la mission définie au devis. Cet accès est soumis aux obligations de confidentialité prévues à l’article 8 et peut être révoqué par le Prestataire à tout moment, notamment en cas de résiliation du contrat ou de manquement aux présentes CGV.

Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression : contact@assistantevirtuellepilat.fr.

10Propriété intellectuelle

Les livrables produits par le Prestataire restent sa propriété jusqu’au paiement intégral. Après règlement complet, les droits d’utilisation sont transférés au Client.

Espace de travail sur mesure : le Prestataire reste titulaire des droits sur la conception et l’organisation de l’Espace. Le Client en a l’usage, pour les besoins de son entreprise, pendant la durée du contrat ; ses données et ses documents restent sa propriété.

11Responsabilités

Le Prestataire n’est tenu que d’une obligation de moyens. Il n’est pas responsable des retards causés par le Client, des erreurs dues à des documents incomplets ou inexacts, des problèmes techniques extérieurs à sa prestation, ni de l’usage fait des livrables par le Client.

La responsabilité du Prestataire est limitée au montant des honoraires versés pour la prestation concernée.

12Force majeure

Le Prestataire ne peut être tenu responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un cas de force majeure au sens de l’art. 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, pandémie, panne de réseau, etc.).

13Déplacements

Les déplacements dans un rayon de 15 km autour de Roisey (42520), soit 30 km aller-retour, sont facturés au forfait par déplacement. Au-delà de ce rayon, chaque kilomètre aller-retour supplémentaire est facturé en supplément. Le Pack Prioritaire inclut un déplacement par mois dans ce rayon ; les déplacements supplémentaires sont facturés au forfait. Pour tout forfait mensuel, la première visite de mise en route est offerte dans le rayon de 15 km. Les déplacements et leurs tarifs sont mentionnés sur le devis ou convenus par écrit avant la prestation.

14Litiges et droit applicable

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant tout recours judiciaire. Le Client consommateur peut également recourir gratuitement à la médiation de la consommation : www.economie.gouv.fr/mediation-conso.

À défaut d’accord amiable, les tribunaux compétents sont ceux du siège du Prestataire (Tribunal de Saint-Étienne).

15Droit de rétractation (clients consommateurs)

Pour exercer ce droit : envoyer un email à contact@assistantevirtuellepilat.fr ou un courrier au siège.

Exception : si l’exécution de la prestation a commencé avec votre accord exprès et préalable avant la fin du délai de rétractation, le droit de rétractation ne s’applique plus pour la part exécutée (art. L221-25 du Code de la consommation).

Pour les Clients professionnels (entreprises, indépendants), le droit de rétractation ne s’applique pas.